Personaleinsatzplanung: Definition und Vorteile

Definition Personaleinsatzplanung

Wer wissen und verstehen will, was Personaleinsatzplanung einem Unternehmen für Vorteile bieten kann, sollte zunächst einen Blick auf die Definition Personaleinsatzplanung werfen:

Unter Personaleinsatzplanung (PEP) versteht man die Zuteilung bzw. Zuordnung von Mitarbeitern eines Unternehmens auf die vorhandenen Positionen. Die Zuordnung der Mitarbeiter erfolgt dabei sinnvollerweise auf Basis der individuellen Qualifikationen der Mitarbeiter sowie der Anforderungen der jeweiligen Stelle. Doch nicht nur die Verteilung der Mitarbeiter auf Stellen ist Teil der Personaleinsatzplanung, auch die Berücksichtigung von verfügbaren (oder bald verfügbaren) Personalkapazitäten sowie die Umverteilung von Mitarbeitern auf andere Positionen (z.B. in Form von Beförderungen auf Grund der individuellen Qualifikationen) muss bei der Definition Personaleinsatzplanung berücksichtigt werden. Will ein Unternehmen langfristig am Markt bestehen, ist eine optimierte Personaleinsatzplanung (vor allem ab einer gewissen Mitarbeiterzahl) unabdingbar.

Personaleinsatzplanung als Bestandteil von ganzheitlichem Workforce Management

Früher wurde die Definition von Personaleinsatzplanung als sehr starre Begrifflichkeit verstanden. Mittlerweile betrachtet man Personaleinsatzplanung als Bestandteil eines ganzheitlichen Workforce Managements, der jeweils flexibel und stets an den Bedarf angepasst werden soll. Für optimale Planungsergebnisse sind hier somit noch weitere Punkte wie z.B. die Personalbedarfsprognose zu beachten. Denn: Nur wer als Unternehmen seinen aktuellen Bedarf unter Berücksichtigung seiner individuellen Bedarfstreiber kennt, kann den exakten Planungsbedarf ermitteln. Saisonale Schwankungen oder Umsätze sind hier nur zwei Beispiele für Bedarfstreiber, die zur Personalbedarfsprognose (=Forecast) herangezogen werden können, um auf Dauer teure Überstunden, ungeplante Ausfälle oder ähnliches zu vermeiden.

Infografik Vorausschau E1

Schichtplanung, Dienstplanung, Einsatzplanung – weitere Definitionen von Personaleinsatzplanung (PEP)

An Stelle von Personaleinsatzplanung werden häufig auch Begriffe wie Schichtplanung, Dienstplanung oder ähnliches verwendet. Ein Dienstplan oder auch Schichtplan ist hierbei ein Instrument, das für die Personaleinsatzplanung eingesetzt wird. Kostenlose Software für Personaleinsatzplanung oder auch die so beliebte Planung mit Excel sind dabei immer wieder Thema und für sehr kleine Unternehmen mit wenig individuellen Anforderungen oft ausreichend. Mit steigender Mitarbeiterzahl wird eine professionelle Planungslösung jedoch unabdingbar.

Vorteile von PEP für Unternehmen

Seine Personalressourcen sinnvoll und intelligent an den Bedarf angepasst einzusetzen, sollte Ziel eines jeden Unternehmens sein. Jeder Mitarbeiter sollte dabei entsprechend seiner Qualifikation stets zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein – eine Definition, die die Zusammenhänge auch nach Jahren immer noch sehr gut formuliert. Denn der Sinn und Zweck ist hierbei weit mehr als nur die bedarfsorientierte Einsatzplanung. Vielmehr hat eine optimierte Personaleinsatzplanung im Rahmen eines ganzheitlichen Workforce Managements viel weitreichendere Auswirkungen. So wird durch optimale Dienstplanung die betriebliche Effizienz des Unternehmens verbessert und anfallende teure Verwaltungsaufgaben reduziert. Auf der anderen Seite steigt z.B. auch die Serivcequalität oder die Zufriedenheit der Mitarbeiter an, wenn diese u.a. in Form von Self-Service-Mitarbeiterportalen Einfluss auf ihre Arbeitszeiten und damit auch ihre Freizeit nehmen können. Weniger Fehlzeiten und eine höhere Produktivität sind hier nur ein kleiner Teil der positiven Auswirkungen.